Kundenverwaltung

Realisierungszeitraum: Mai 2014 bis 2016

Beschreibung

IQ Bremen ist eine Organisation, die berufsbegleitende Weiterbildung anbietet. Beispielsweise werden Meister zu Technikern weiterqualifiziert. Bei der Ausbildung wird dabei sowohl auf Präsenzunterricht, als auch auf eine Lernplattform gesetzt. Die Wissensvermittlung nutzt dabei moderneste Lernmethoden, die eine hohe Lernleistung der Studierenden ermöglichen.

Mit den steigenden Kundenzahlen steigen auch die Aufwände für die Verwaltung von Kunden, Lehrkräften und Ressourcen wie Räumlichkeiten, Unterrichtsmaterial usw..

Da die angebotenen Kurse mit staatlich anerkannten Abschlüssen enden, müssen auch viele gesetzliche Voraussetzungen für die Zulassungen zu Prüfungen überwacht und nachgewiesen werden. Gleiches gilt für die Nachweise, die die Studenten benötigen, um BAFÖG beantragen zu können.

Nach einer Marktrecherche, mit dem Ergebnis, dass es kein Produkt gibt, das die Anforderungen von IQ Bremen erfüllt, wurde die Entscheidung getroffen, eine individuelle Lösung zu programmieren.

Anforderung

Die Software sollte im Wesentlichen folgende Funktionen erfüllen

  1. Verwaltung der Adressen der potentiellen Kunden
  2. Verwaltung der Daten der Kunden
  3. Verwaltung der Zulassungsbedingungen für staatliche Prüfungen
  4. Digitale Speicherung von Zeugnissen und Bescheinigungen
  5. Verwaltung von Prüfung als Basis von BAFÖG-Bescheinigungen
  6. Automatischer Lastschrifteinzug unter Berücksichtigung von Ausbildungspausen, Studiengangwechseln usw.
  7. Verwaltung der Auslieferung von Studienmaterialien wie Bücher etc. an die Studenten
  8. Diverse Dokumente, die für die Organisation des Betriebs notwendig sind, sollen halbautomatisch vom System erstellt und gegebenenfalls per Mail versandt werden
  9. Die Dokumente sollten im Word-Format generiert werden, damit sie im Sekretariat noch bearbeitet und ergänzt werden können.
  10. Es sollte für jeden Mitarbeiter eine Übersichtsseite (Dashboard) geben, auf der er bzw. sie auf dringend anstehende Aufgaben hingewiesen wird.
  11. Das System muss Multi-User-fähig sein

Herausforderungen

  1. Bestimmte Begriffe wurden und werden beim Kunden unterschiedlich benutzt, sodass hier erstmal eine Klärung herbeigeführt werden musste.
  2. Es gab einen Konflikt: Einerseits sollten die Kunden ihre Daten selbst pflegen können, damit nicht alle Änderungen durch das Sekretariat vorgenommen werden müssen. Andererseits dürfen bestimmte Daten auch nicht vom Kunden gelöscht oder verfälscht werden, wie beispielsweise die Kontodaten. Sonst können die Studiengebühren nicht automatisiert eingezogen werden.
  3. Dadurch dass Studierende Semester wiederholen oder aussetzen, das Studienfach wechseln können usw., ist eine aufwändige Logik notwendig, um in solchen Fällen die richtigen Studiengebühren per SEPA-Lastschrift einzuziehen.
  4. Das Generieren von sauberen Word-Dokumenten aus PHP mit den gängigen Bibliotheken war schwierig.

Lösungen

Als Lösung wurde eine Webanwendung, basierend auf dem PHP-Framework Symphony, realisiert.

Um eine gemeinsame Sprache zu definieren und um Missverständnisse zu vermeiden, wurde ein Wörterbuch mit Begriffsbestimmungen für den Kunden erstellt und verabschiedet.

Dann wurde eine Zustandsmaschine für die unterschiedlichen Zustände eines Kunden entwickelt. Diese reichen vom Interessenten über den aktiven Studenten bis zum Absolventen. Dabei wurden auch Ereignisse, die eine Zustandsänderung hervorrufen berücksichtigt. Diese saubere Definition auf Papier hat später viel Arbeit bei Programmierung erleichtert und Programmierfehler verhindert.

Lesson learned

Je besser sich ein Kunde auf so ein Projekt vorbereitet, desto weniger Ressourcen und damit Geld wird verschwendet. Eine gute und durchdachte Dokumentation der Prozesse und die Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter und deren Erfahrungen sind Voraussetzung für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Ist das Projekt einmal gut durchdacht aufgesetzt, können Ergänzungen schnell und leicht umgesetzt werden.