Relaunch eines integrierten Miet- und Shop Portal für Filmequipment

Beschreibung

Die Firma Centric ist in der Branche bundesweit bekannt für Dienstleistungen, rund um das Thema Video. Vom Verleih von Equipment wie Kameras, Objektive, Licht, Recorder usw. und das digitalisieren oder umspeichern von Filmen auf andere Aufzeichnungsformate bis zum Verkauf von gebrauchten Geräten werden viele Dienstleistungen für Profis und Amateure angeboten.

Um die vielen unterschiedlichen Leistungen günstig anbieten zu können sollten möglichst viele Prozesse automatisch ablaufen. So kann sich das Personal auf die Kundschaft im Laden konzentrieren und Verwaltungsaufgaben fallen nur minimal an.

Einzelne System existierten, sollten aber stärker integriert werden um Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren.

Anforderung

  1. Potentielle (gewerbliche) Kunden sollen sich über die Website registrieren können. Nach manueller Freischaltung durch Centric sollen sie Zugriff auf die folgenden Funktionen haben:
  2. Die Kunden sollen über die Internetseite feststellen können, ob das von Ihnen benötigte Equipment in dem benötigten Zeitraum verfügbar ist. Die Verfügbarkeit soll Stundengenau erfolgen, da Equipment, das am Morgen zurückgegeben wird, am Nachmittag wieder ausgeliehen werden kann.
  3. Ist das gewünschte Equipment im gewünschten Zeitraum verfügbar, soll der Kunde das Equipment entsprechend reservieren können. Spezielle Konfliktvermeidungsstrategien waren aufgrund der Last nicht notwendig.
  4. Für gebrauchtes Equipment soll ein Shop integriert werden. Die Anbindung eines Zahlungsdienstleisters war nicht notwendig, da alle Verkäufe über Rechnung erfolgen.
  5. Rechnungen für Anmietungen und Verkäufe sollen automatisch generiert und bei Bedarf per Mail an die Kunden verschickt werden.
  6. Private und gewerbliche Kunden sollen die Möglichkeit bekommen, Angebote für das Digitalisieren von Tonträgern, Bildern und Filmen selbst zu kalkulieren. Da der Preis von der gewünschten Auflösung, der Qualität und dem gewünschten Zieldatenträger abhängt, macht es Sinn, diesen Abstimmungsvorgang vorab von dem Kunden selbst zu durchführen zu lassen, um damit Beratungszeit im Geschäft einzusparen.
  7. Gleiches gilt für das Umspeichern von Videobändern auf andere Formate

Herausforderung

Eine Warenwirtschaft, ein Reservierungssystem und eine Website/Shop waren teilweise vorhanden und sollten nun so miteinander verbunden werden, dass die oben genannten Funktionen automatisch ablaufen.

Dabei läuft die Warenwirtschaft mit ihrer dazugehörenden Datenbank nur unter einem veralteten Windows.

Die Website ist proprietär (von einem Programmierer vor Jahren mal selbst geschrieben worden).

Es existierte fast keine Dokumentation. Weder von den Windowsprogrammen noch von dem Website/Shop waren Dokumentationen verfügbar.

Die Website basiere auf einer veralteten PHP-Version. Sie nutzte Funktionen, die die aktuellen PHP-Versionen längst nicht mehr unterstützen.

Lösungen

Zunächst erstmal wurde ein ausführliche Dokumentation angelegt, in der alle bekannten Informationen zusammen getragen wurden, um den Aufwand für Pflege, Fehlerbehebung usw. so weit wie möglich zu reduzieren.

Dann wurden für die Warenwirtschaft, deren Datenbank und das Reservierungssystem eine Virtuelle Maschine angelegt, in der Windows XP als Gastsystem läuft. Damit kann das Serverbetriebssystem immer wieder aktualisiert werden und diese Anwendungen laufen weiter sicher in der virtuellen Maschine.

Schließlich wurde die Website/Shop Seite für Seite, Funktion für Funktion soweit umgeschrieben bzw. aktualisiert, dass sie nun auf einer sehr aktuellen PHP-Version läuft.

Lesson learned

Die fast vollautomatische Abwicklung von Aufträgen ist sicherlich der Traum vieler Menschen. Und viele Verantwortliche streben dieses Ziel auch an. Dabei muss aber auch berücksichtigt werden, dass alle Systeme regelmäßig aktualisiert werden müssen!

Und das bedeutet, dass dafür auch immer Ressourcen in Form von Geld und/oder Manpower eingeplant werden müssen. Wird das nicht gemacht, beziehungsweise wird das nicht bedacht, droht das Gesamtsystem irgendwann zu kollabieren. Dann laufen einzelne Komponenten weiter, aber das Gesamtsystem funktioniert dann nicht mehr.